Das Data Lifecycle Management, kurz DLM, beschreibt den gesamten Verwaltungsprozess von Daten von der Erstellung über die Datennutzung bis zur Löschung. Eine DLM-Strategie ermöglicht die verbesserte Datennutzung und Verwaltung Ihrer Daten.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie als Unternehmen, welches täglich CAD zur Projektplanung nutzt, ein Lifecycle Management implementieren sollten, was es hierbei zu beachten gibt und welche Tools sich dazu anbieten.
Das wichtigste in Kürze
- DLM optimiert die Nutzung und Verwaltung von CAD-Daten, reduziert Speicherkosten und erhöht die Produktivität.
- Eine DLM-Strategie stellt sicher, dass stets aktuelle und korrekte Daten verwendet werden, minimiert Fehler und verbessert die Entscheidungsqualität.
- DLM erleichtert durch präzise und duplikatfreie Datenverwaltung die Planung und Risikominimierung in CAD-Projekten.
- DLM gewährleistet die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen durch automatisierte Datenverwaltung und -löschung.
- DLM-Software für CAD-Daten: CME BElink2ELO integriert MicroStation CAD-Daten nahtlos in das ELO-Dokumentenmanagementsystem, verbessert die Effizienz und erleichtert die Zusammenarbeit in großen Projekten.
- Corporate Montage bietet umfassende Beratung und Lösungen für ganzheitliches Data Lifecycle Management, inklusive CAD-Engineering und Datenqualitätsmanagement, um technische und wirtschaftliche Effektivität zu steigern.
Definition Data Lifecycle Management
Data Lifecycle Management, abgekürzt DLM, umfasst die Strategien, Methoden und Anwendungen, um Informationen, Dokumente und Daten von ihrer Entstehung, über ihre Bearbeitung und Verwendung bis hin zu ihrer Löschung, möglichst automatisiert und entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung allen relevanten Interessierten und Anwendern sicher, qualitätsgeprüft und anwenderfreundlich bereitzustellen, zu erschließen und langfristig revisionssicher aufzubewahren.
Wir optimieren Ihr Data Lifecycle Management
Wir, die Corporate Montage Europe GmbH, beraten, konzipieren, projektieren, implementieren Lösungen und schulen rund um das Thema Data Lifecycle Management.
Ihre unternehmensrelevanten Daten und Prozesse über den gesamten Lebenszyklus hinweg ganzheitlich zu managen ist unser persönliches Anliegen.
Wir sorgen gemeinsam mit Ihnen für qualitätsgesicherte und revisionssichere Daten sowie effiziente und transparente Prozesse. Ob CAD-Daten, Dokumente oder E-Mails – wir bieten Ihnen die passende Lösung, praxiserprobt und auf den Punkt gebracht.
Hierbei fokussieren wir uns im Speziellen auf die folgenden ineinander greifenden Themen:
- CAD Engineering
- CAD-Daten-Qualitätsmanagement (Standards Management)
- Dokumenten-, Daten- und Prozessmanagement inklusive der dazugehörigen Schnittstellen und weiterführenden Systeme wie z.B. BIM, GIS, CAFM etc.
Die gezielte Erhöhung der technischen und wirtschaftlichen Effektivität sowie Effizienz rund um die Themen CAD Engineering, Standards Management sowie Dokumenten-, Daten- und Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen ist unser Ziel. Wir betrachten das Zusammenspiel von Menschen, unternehmensweiten Anforderungen, Prozessen und Software ganzheitlich und können so eine erfolgreiche Umsetzung und nachhaltige Anwendung in Ihrem Unternehmen sicherstellen.
Nun zurück zum Thema. Im Folgenden wollen wir tiefer in das Thema Data Lifecycle Management einsteigen.
Phasen im Data Lifecycle Management
Das Lifecycle Management erfasst den gesamten Lebenszyklus Ihrer Datenmengen durch sechs Hauptphasen, vom Anlegen der Daten bis zur endgültigen Löschung. Diese Phasen richten sich nach dem individuellen Projekt und den Richtlinien sowie Instanzen der Branche.
Nicht zu verwechseln ist DLM mit dem Information Lifecycle Management.
Das ILM bezieht sich auf die Verwaltung von Datenanteilen Ihrer Dateien, während Data Lifecycle Management alle Daten auf Dateiebene administriert. Letzteres ist demnach ein allumfassender Ansatz für alle Daten Ihres Unternehmens.
Im Allgemeinen lässt sich der Daten Managementprozess in die folgenden Kategorien einteilen:
- Erstellung
- Datenspeicherung
- Datennutzung
- Datenverwaltung
- Archivierung
- Datenlöschung
Erstellung
In der Anfangsphase des Datenlebenszyklus werden die Daten bereitgestellt und erfasst. Dies ist manuell oder durch eine Automatisierung eines Erfassungssystems möglich.
Zum Beispiel könnte ein Ingenieur in einem CAD-Programm die Koordinaten und Dimensionen für ein Fundament im Brückenbau festlegen.
Datenspeicherung
Nach dem Erfassen der Daten werden sie in einem DMS oder ECM System wie z.B ELO abgelegt und gespeichert. Generell bieten sich für die Datensicherung Clouds, ein HSM, interne Server oder andere Speichermedien an. Die Wahl hängt von mehreren Faktoren ab, beispielsweise der Sicherheit, den Kosten und dem Volumen der Daten.
Datennutzung
Die Daten werden von den verschiedenen Projektteams für die Planung, Recherche und Entscheidungsfindung verwendet. Ziel dabei ist ein schneller Zugriff auf alle wichtigen und aktuellen Daten der einzelnen Nutzer.
Datenverwaltung
Damit nur aktuelle Daten für die Planung verwendet werden, müssen veraltete Daten entfernt werden. In der Verwaltung können Sie ebenfalls die Zugriffsrechte einzelner Projektteams festlegen und die Analyse Ihrer Daten für wichtige Entscheidungen durch einen organisierten Datenpool erleichtern.
Archivierung
Veraltete aber dennoch essentielle Daten werden aus dem aktiven Datenpool entfernt und archiviert. Die Archivierung erlaubt die Datenoptimierung aktueller Informationen und Aufbewahrung älterer Daten für geschäftliche und historische Prozesse. Wenn nötig, können die Daten nach dem Archivieren wiederhergestellt werden.
Datenlöschung
Daten, die aus Datenschutzgründen, Datensicherheit und Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden müssen oder dem Unternehmen nicht mehr von Nutzen sind, können nach den jeweiligen Richtlinien aller am Projekt oder einer Firma beteiligten Instanzen entsorgt werden.
Damit Ihre Daten im Informationslebenszyklus von Ihrer Erstellung bis zu ihrer endgültigen Entsorgung effizient nutzbar und sicher verwahrt werden, ist ein Data-Life-Cycle-Management-Tool bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen essentiell.
Vorteile des DLM während des Datenlebenszyklus
Als Unternehmen führt kaum ein Weg um die Digitalisierung der Daten herum und die Bedeutung eines Lifecycle Management Ihrer Daten gewinnt dabei jeden Tag an Bedeutung. Um riesige Datenmengen verfügbar und sicher zu machen, dabei aber immer noch richtlinienkonform in Ihrer Branche zu arbeiten, bedarf es einer adäquaten Management-Lösung.
Diese ist in Form eines Informationsmanagements für jede Organisation einsetzbar und bringt gleichzeitig große Vorzüge:
Kosteneffizienz durch Data Lifecycle Management
Datenprozesse eines Unternehmens können mithilfe von DLM effizienter ablaufen. Die intelligente Datenerfassung, Nutzung und Speicherung von Ressourcen führt zu einer optimierten Auslastung der Speichermedien, bei gleichzeitiger Reduzierung von Speicherplatz und führt dadurch auf lange Sicht zu Kosteneinsparungen.
Die optimierte Verwaltung von Datensätzen und Datenvolumen verstärkt die Verminderung des Arbeitsaufwandes und steigert im Umkehrschluss die Produktivität und Geschäftsprozesse aller Mitarbeiter.
Optimierte Nutzung während dem Lebenszyklus von Daten
Während eine übersichtliche Strategie und Datenverfügbarkeit die Produktivität einer Firma optimiert, kann gleichzeitig die Entwicklung der Produkte und Dienstleistungen verbessert werden.
Die Datenübersicht unterstützt Entscheidungsträger und Führungskräfte bei Entscheidungen. Die Implementierung eines Data Lifecycle Management hilft bei dem kontinuierlichen Ausbau von Produkten und schafft Wettbewerbsvorteile.
Datenintegrität und Qualitätsverbesserung durch DLM
Die Datensatzverwaltung und Bereinigung der Dateninfrastruktur erlaubt die gezielte Bereitstellung der aktuellen Unternehmensdaten und Aufzeichnungen. Eine durchdachte Speicherstrategie ist der Ansatz für ein besseres Management der Menge Ihrer Daten im Laufe der Lebenszyklen.
Die Fehler durch Nutzung veralteter Daten werden minimiert, da nur aktuelle und relevante Ressourcen für die jeweilige Arbeit verwendet werden. So können Entscheidungsträger sicherstellen, auf Grundlage von zuverlässigen Informationen wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Aktualisierter Datenschutz und Sicherheit im Datenlebenszyklus
Durch Datenmanagementprozesse können die aktuellen Datenschutzbestimmungen der Branche einfacher integriert werden. Der Schutz von Geschäftsdaten gegenüber Dritten und unberechtigten Zugriffen unterliegt einer besonderen Datensicherheit und Datenverfügbarkeit. Der Datenverlust während der Nutzungsdauer wird aufgrund intelligenter Speicherung in Cloud und Archiv minimiert. Die Anwendung der jeweiligen Richtlinien der am Projekt beteiligten Instanzen steigert zudem das Vertrauen in die Firma und folglich die Markenreputation.
DLM für die Einhaltung der Compliance Anforderungen
Mithilfe eines Data Lifecycle Management gewährleistet ein Unternehmen die Einhaltung der oftmals strengen Compliance Anforderungen einer Branche. Aufgrund der strikten Richtlinien und Gesetze besonders im Bezug auf vertrauliche personenbezogene Daten stellt ein Data Lifecycle-Management Tool sicher, dass Daten den Vorgaben entsprechend erfasst und verarbeitet, gespeichert und entsorgt werden. So kann auch gleich erkannt werden, welche Daten entsorgt oder aufbewahrt werden müssen. Die richtlinienbasierten Löschpflichten sowie der Widerruf der Einwilligung von Nutzung personenbezogener Daten und damit einhergehende Löschung können als Automation eingestellt werden.
Gründe zur Implementierung eines DLM für CAD Anwender
Im Zeitalter der Digitalisierung und des Internets der Dinge profitiert nicht allein der CAD-Planer selbst von einem Data Lifecycle Management System, sondern das gesamte Unternehmen. Die Schritte des Erstellens, Speicherns, Verwaltens und Entsorgens von CAD Engineering Daten sind entscheidend für ein sauberes CAD-Datenmanagement.
Verbessertes Zeitmanagement
Anstatt Daten von Angestellten immer wieder unter großem Aufwand sortieren, pflegen und bewerten zu lassen, kann ein System das Datenmanagement dies für Sie übernehmen. Data Lifecycle Management ermöglicht die automatisierte Bereitstellung der aktuellsten Daten für alle Beteiligten und erleichtert dadurch die Zusammenarbeit einzelner Bereiche einer Kooperation, während die Pflege der Datenbestände ein Minimum an Zeit benötigt und Dubletten ausgeschlossen werden.
Planungsoptimierung und Risikominimierung
Die einzelnen Nutzer können gezielt nach den benötigten Informationen suchen. Die effektive Verwaltung der Daten minimiert dabei das Risiko, dass veraltete Daten für Projekte genutzt werden. Gleichzeitig können Prozesse und Versionen dank des Archivs und der Speicherung auch noch im Nachhinein nachvollzogen werden. Zusätzlich kann beispielsweise der Abgleich von Metadaten und Engineering-Daten automatisiert werden und letzteres gleich als Vorschau gezeigt werden. Dies ist in einer Zeit von großen Datenmengen essentiell, da oft verschiedene und wechselnde Organisationen an einer Projektrealisierung beteiligt sind.
Wettbewerbsvorteile und bessere Entscheidungen
In einer wettbewerbsorientierten Branche sind datenbasierte Entscheidungen von enormem Vorteil. Die Komponenten jedes Bereichs fließen in das Information Lifecycle Management, werden dort analysiert und erlauben durch den DLM-Prozess der jeweiligen Abteilung einen auf allen Informationen basierten Entscheidungsprozess. Unstrukturierte Daten würden hier zu einer Behinderung des Workflows führen und womöglich zu Falschinterpretationen. Der aktuelle Datenbestand spielt also eine wichtige Rolle bei der ständigen Fortentwicklung und Governance eines Unternehmens.
Welche Data Lifecycle Management Software eignet sich für CAD-Daten?
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Programmen zur Datenverwaltung, die speziell auf unterschiedliche Branchen und Anforderungen zugeschnitten sind.
Wenn Sie an Infrastrukturprojekten und allgemein CAD-Projekten gewisser Größenordnung arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie bereits Bentley Microstation als Ihr CAD-Programm im Einsatz haben.
In diesem Fall stellt CME BElink2ELO eine herausragende Lösung dar, um die enorme Masse an CAD Engineering Daten sowie den gesamten zugehörigen Data Life Cycle innerhalb von ELO – einem der erfolgreichsten DMS/ECM Systeme auf dem Markt – zu managen.
Speziell im CAD-Bereich erleichtert CME BElink2ELO die Arbeit mit Bentley Worksets und trägt zur effizienteren Nutzung Ihrer CAD-Dateien bei. Funktionen wie die Dokumentenvorschau, die Anzeige von CAD-Referenzen, die Integration bidirektionaler Stempelkopfdaten sowie Qualitätskontrollen sind nur einige der Vorteile, die dieses Tool zu bieten hat.
Neben der breiten Palette an nützlichen Funktionen glänzt CME BElink2ELO vor allem in Punkto Wirtschaftlichkeit und Nutzerfreundlichkeit, beispielsweise bei der Vorschau von CAD-Daten innerhalb des Dokumentenmanagementsystems (ELO).
Darüber hinaus kann die Kollaboration in CAD-Projekten mit dem ELO-Teamroom, dem Projektraum für externe Dienstleister oder der Integration in Microsoft Teams aus einem zentralen, rechtssicheren ELO-Archiv erfolgen.
Übersicht einiger Vorteile und Kernfunktionalitäten durch CME BElink2ELO:
- Schnelle Einblendung der Zeichnungen, ohne jeweiliges langwieriges, wiederholtes Öffnen der CAD-Applikation direkt in ELO
- Direktes Aufrufen der dazugehörigen Zeichnungsmodelle
- Schneller und direkter Wechsel zwischen den 8 unterschiedlichen Ansichten
- Vergrößern/ Verkleinern von Bereichen innerhalb der Zeichnung
- Freies Bewegen innerhalb der Zeichnung
- Referenzscan, Titelblock Integration, uvm.
Sie können bereits jetzt mit unseren Experten einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren, um mehr über CME BElink2ELO und unsere umfangreichen Softwarelösungen und Dienstleistungen zu erfahren.
Häufige Fragen
Wie wähle ich das richtige DLM Tool?
Berücksichtigen Sie bei der Wahl die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. CME BElink2ELO ist für Unternehmen im Bereich Infrastrukturplanung, Architektur und Ingenieurwesen die perfekte Lösung für die Evaluierung, Integration und Sicherheit Ihrer CAD Dateien. Gleichzeitig profitieren Sie von umfangreichen Funktionen des Tools.
Auf welche Herausforderungen muss ich mich vorbereiten?
Damit Ihre Daten gemäß den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien in einer geeigneten Datenlandschaft gespeichert werden, sollten Sie Schritt für Schritt vorgehen. Ein benutzerfreundliches Tool hilft Ihnen bei einem Großteil Ihrer Arbeit.
Warum hilft mir DLM bei der Einhaltung von Gesetzen und Bestimmungen?
Daten werden in einem Data Lifecycle Management gemäß den Vorschriften gespeichert, genutzt, archiviert und gelöscht. Dabei können Funktionen wie eine automatisierte Anonymisierung Sie unterstützen und Sie beugen Rechtsstreitigkeiten vor.
