PROZESSE & RICHTLINIEN
Haben Sie wiederkehrende Arbeitsabläufe, bei denen immer wieder die gleichen Probleme auftreten?
Ergeben sich häufig wiederkehrende Fragen zu den tatsächlichen Verantwortlichkeiten, dem Aufgabenumfang und den richtigen Schnittstellen?
Haben Ihre externen Dienstleister Schwierigkeiten Ihre unternehmensinternen Vorgaben umzusetzen?
Entsprechen die Dauer der Arbeitsabläufe und die Arbeitsqualität nicht Ihren Vorgaben und Anforderungen?
Durch klar beschriebene Prozesse und Richtlinien sowie eine vorgelebte Umsetzung können diese Themen nachhaltig und sicher optimiert werden.
Warum sind klar definierte und gelebte Prozesse und Richtlinien so wichtig?
In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben und Arbeitsabläufe die regelmäßig oder sogar täglich anfallen. Je mehr Mitarbeiter und vor allem auch externe Partner und Dienstleister daran beteiligt sind, umso komplexer und relevanter werden entsprechend die Anforderungen an klar beschriebene und festgelegte Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Abläufe und Schnittstellen.
Sobald bei diesen Prozesselementen Unklarheiten vorhanden sind, sprich Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geklärt und wahrgenommen werden oder Aufgaben nicht im Detail definiert sind, kommen Arbeitsabläufe ins Stocken und Ergebnisse weisen nicht die gewünschte bzw. geforderte Qualität auf.
Gerade in den Bereichen CAD Engineering und Dokumenten Management spielt dieses Thema eine tragende Rolle, wie die beiden nachstehenden Beispiele zeigen:
Prozesse und Richtlinien im Bereich CAD Engineering:
Bei der Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von CAD-Daten kommt es darauf an, dass diese termingerecht, inhaltlich richtig und in der aktuellen Version umgesetzt werden bzw. vorliegen. Dies gilt im Besonderen, wenn externe Partner und Dienstleister, wie z.B. Planer, Vermesser, Bauunternehmen, Instandhaltungsfirmen, etc., auf Basis der erstellten Daten weiterführende Arbeiten oder Maßnahmen planen und umsetzen sollen. Auch bei der Weiterbearbeitung der CAD-Daten oder beim Import in weiterführende Systeme sind qualitative richtige Daten von höchster Bedeutung.
Die beste und sicherste Grundlage bildet hierfür ein verständlich beschriebener CAD-Prozess, der u.a. auch die Schnittstellen zu anderen Abteilungen und Prozessen berücksichtigt und allen am Ablauf Beteiligten vorliegt und bekannt ist. Damit die CAD- Daten von vorne hinein hinsichtlich Stricharten- und stärken, Farben und Symbolik, Anordnung und Ebenenbelegung sowie Ausgabeformat und Art der Übertragung richtig erstellt werden, ist eine sog. CAD-Richtlinie von größtem Nutzen. Wird diese dann in eine entsprechende Standards Management Software, wie z.B. CADconform hinterlegt, sorgt letztere für eine automatische Fehlersuche und –korrektur sowie nach erfolgter Freigabe eine mit Wasserzeichen versehene Datenzertifizierung.
Prozesse und Richtlinien im Bereich Dokumenten und Prozess Management:
Das Thema sichere Archivierung und einfache Verwaltung von unternehmensrelevanten Dokumenten und Emails wird im heutigen digitalen Zeitalter immer wichtiger. Hierbei geht es u.a. darum im täglichen Arbeitsablauf und innerhalb von Projekten die richtigen Informationen und dazugehörigen Dokumente sofort griffbereit zur Hand zu haben, buchhalterische Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, etc. lückenlos, revisionssicher und gemäß der gesetzlichen Archivierungsfristen zu archivieren, erfolgskritische Dokumente wie Lasten- und Pflichtenhefte versioniert und zentral zu erstellen und zu pflegen sowie Vertragsfristen automatisiert zu überwachen um finanzielle Risiken durch verpasste Kündigungsfristen auszuschließen.
Richtlinien dienen hierbei in erster Linie dazu Verantwortlichkeiten, Rechte und Berechtigungen, Ablageformate, -strukturen und –orte sowie den Weg und die Art der Ablage festzulegen. Die entsprechend dazugehörigen beschriebenen Prozesse sorgen hierbei für klare und fest zugeordnete Verantwortlichkeiten, Aufgaben sowie Abläufe bei der Erstellung, Bearbeitung, Verwendung sowie Archivierung der Dokumente.
Idealerweise unterstützt hierbei ein elektronisches Dokumenten und Prozess Management System, wie z.B. ELOprofessional oder ELOenterprise (ELO = Elektronischer Leitz Ordner), in dem diese Richtlinien und Prozesse abgebildet werden, so dass alle Anwender jederzeit systemgestützt sicher und transparent mit den Daten arbeiten können.
Was ist beim Thema Prozesse und Richtlinien die größte Herausforderung und entsprechend zu beachten?
Viele Mitarbeiter haben sich über Jahre eigene Arbeitsweisen angeeignet , sei es nun in Bezug auf die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie anwenderspezifische Ablagestrukturen angelegt, die zum Teil auch Redundanzen von Daten beherbergen, oder aber bei der Erstellung und im Umgang von und mit CAD-Daten, die oftmals nach eigenen Kenntnissen und individuell definierten Strukturen angelegt und verwaltet werden.
Wenn es dann darum geht, vereinheitlichende Prozesse und Arbeitsweisen oder zentrale Ablagestrukturen und -konzepte einzuführen, gehen diese Veränderungen sehr oft mit Vorbehalten gegenüber neuen oder anderen Aufgaben, Arbeitsweisen, Abläufen oder mehr Verantwortung einher.
Auch die scheinbare Mehrarbeit zu Beginn einer Prozessumstellung oder der Einführung einer unterstützenden Software bilden zunächst einmal Hürden in der Akzeptanz und im Umgang damit. Hier ist es ganz wichtig den Mehrwert dieser Neuerung für jeden einzelnen Mitarbeiter darzulegen und dass im weiteren Verlauf die optimierten Arbeitsweisen – und abläufe zu schnelleren und besseren Ergebnissen führen.
Eine wesentliche Rolle bei der Definition und Umsetzung von Prozessen und Richtlinien spielt somit eine frühzeitige Kommunikation bez. des Vorhabens, das rechtzeitige Einbinden der Beteiligten sowie das regelmäßige Einfordern und Nachhalten durch Vorgesetzte und Führungskräfte. Je nach Art und Umfang der Prozessgestaltung oder Weiterentwicklung empfiehlt es sich, die Beteiligten im Zuge des Veränderungsprozesses persönlich oder in Gruppen zu begleiten, um Vorbehalte oder auch Ängste abzubauen und die Akzeptanz sowie die Motivation zu steigern.
Wie können wir Sie dabei unterstützen, Prozesse und Richtlinien wirksam und nachhaltig einzuführen?
Wir unterstützen Sie konzeptionell sowie umsetzungsseitig zum Thema Prozesse und Richtlinien. Dabei richten wir ein besonderes Augenmerk darauf, dass wir Ihre Bedürfnisse und Anforderungen im Detail verstehen und gemeinsam mit Ihnen so effektiv und effizient wie möglich die richtige Lösung erarbeiten. Dabei gehen wir, in Abstimmung mit Ihnen, wie folgt vor:
Grundsätzlich ist es empfehlenswert in Abhängigkeit der Komplexität des Prozesses, der internen und ggfs. externen Beteiligten sowie der Richtlinien modular und phasenweise vorzugehen, beginnend mit einem Pilotprojekt. So können sich Anwender schrittweise mit dem neuen Prozess, System und / oder der neuen Richtlinie und seiner Handhabung vertraut machen.
Die Neuerungen innerhalb der Prozesse und Richtlinien können so praxisbezogen getestet und bei Bedarf nochmals überarbeitet werden. Nach Abschluss einer erfolgreichen Pilotphase und eventueller Optimierungen werden dann der Prozess, die Richtlinie und / oder Software vollständig ausgerollt.