ELOerweiterungen

Routineaufgaben bergen Potenzial zur Automatisierung. Verarbeitungsschritte, die bisher manuell durchgeführt wurden, lassen sich mit Hilfe des Moduls über Regelwerke und Wizards konfigurieren, ganz ohne aufwendige Programmierung.

Über die intuitiv zu bedienende Konfigurationsoberfläche von „ELO Automation Services” kann der User vorgefertigte Regelwerke einfach aktivieren und bearbeiten – und so einzelne Bearbeitungsschritte bis hin zu gesamten Prozessketten automatisieren. Der Prozess muss nur einmal definiert werden und wird danach regelkonform durch die Software umgesetzt. Dieses Vorgehen senkt die Fehlerquote erheblich und beschleunigt die Arbeitsabläufe. Unternehmen sparen so Zeit und können die Qualität ihrer Prozesse deutlich steigern.

Gewinnen Sie Zeit, senken Sie Kosten

Mit Hilfe des Moduls lassen sich auch neue Dokumente gezielt und inklusive automatischer Nachverschlagwortung vorgangsbezogen im Archiv ablegen. Der Zielpfad wird dabei automatisch ermittelt, Ordner und Ablagestrukturen automatisiert erzeugt. Der Anwender kann die erforderlichen Konfigurationen hierzu auch ohne eigene Programmierkenntnisse vornehmen. Für komplexere Aufgabenstellungen ist darüber hinaus der Einsatz von JavaScript möglich.

Mehr Transparenz

Ein weiterer Vorteil der „ELO Automation Services” ist die Möglichkeit, ausgewählte Bereiche im Archiv festzulegen, welche die Software in vorgegebenen Zeitabständen überprüft. Sind in der Zwischenzeit neue Unterlagen eingestellt worden oder hat ein Kollege ein Dokument bearbeitet, wird der Nutzer darüber automatisch informiert. So hat er stets einen aktuellen Überblick und kann entsprechend schnell auf Änderungen reagieren. Unternehmen erhalten mit „ELO Automation Services” ein leistungsfähiges Servermodul, das sie in die Lage versetzt, Arbeitsprozesse automatisiert zu steuern. Sie gewinnen Zeit und können so nachhaltig die Verarbeitungskosten senken.

ELO Backup verwaltet die kontinuierliche Speicherung und Auslagerung von Dokumentenbeständen auf Langzeitspeicher unterschiedlichster Hersteller.

Gerade wenn es um die Langzeitaufbewahrung von Dokumenten geht, ist eine Auslagerung der Daten auf entsprechend spezialisierte (in der Regel read only) Speichereinheiten sinnvoll. ELO unterstützt gängige Speichergeräte zertifizierter Technologie-Partner wie Network Appliance, IBM DR500, Plasmon Jukeboxes, JVC und viele andere.

Hierbei kann ELO Backup zur zusätzlichen Sicherung Daten auf einer räumlich ausgelagerten Speichereinheit schützen. Die gesetzlichen Richtlinien im Fokus ermöglicht ELO Backup auch eine komplette Auslagerung von Daten auf kostengünstige Langzeitmedien.

Der ELO Backup Serverdienst sichert nicht nur alle Dokumente, sondern auch alle zum Dokument gehörigen Datenbankinformationen wie z.B. die Verschlagwortungsdaten. Durch die Sicherung der Datenbankinformation ist prinzipiell auch ein Basis Recovery der Dokumente möglich, für den Fall, dass der zentrale Datenbestand verloren geht.

Der ELO Backup Dienst unterstützt zudem die gleichzeitige Verwaltung eines Dokumentes auf bis zu vier separate Speicherplätze, wodurch ein Dokument bis zu viermal redundant verwaltet werden kann.

Mit ELO Barcode automatisieren Sie das zeitaufwendige Bearbeiten von Papierdokumenten. Gescannte Dokumente werden automatisiert verschlagwortet, einem Vorgang zugeordnet und archiviert.

Gerade bei der Handhabung von Lieferscheinen, Bestellungen, Befragungsbögen u.v.m. bietet das Modul eine erhebliche Arbeitserleichterung. Barcodes werden entweder beim Ausdruck im jeweiligen DV-System auf das Dokument aufgebracht oder später nach dem Ausdrucken auf das Dokument geklebt. ELO Barcode erkennt beim Einscannen der Dokumenten die Barcodes und wertet diese Informationen gezielt aus. So erfolgen die automatische Zuordnung von Verschlagwortungsinformationen und die Ablage der Dokumente in ELO ohne manuelle Bearbeitung. Die Suche nach den archivierten Dokumenten passiert somit auf Knopfdruck. Die Arbeitsabläufe, die zuvor zeitaufwendig und manuell erfolgten, übernimmt ELO jetzt automatisiert.

Zuverlässig identifiziert ELO Barcode bei eingescannten Dokumenten die verschiedenen Barcode-Typen (EAN 8, EAN 13, Code 39, 2 of 5 interleaved, Code 25 interleaved, UPCA, UPCE u.a.). Für die Dokumentenrecherche übersetzt ELO Barcode die erkannten Strichcodes in Verschlagwortungsinformationen. Einen weiteren Vorteil stellen die Verknüpfungsmöglichkeiten der Barcode-Inhalte untereinander dar, um individuelle Verschlagwortungsinformationen zu erzeugen. So kann der Barcode auf einem Dokument auf bereits vorhandene Informationen im Archiv zu einem Kunden, Auftrag u.a. hinweisen und vorgangsbezogen Prozesse automatisch zu einer Information zusammenführen. Typische Szenarien für den Einsatz von ELO Barcode finden sich u.a. im Bereich Rechnungseingang in der Verbindung mit ELO DocXtractor und ELO OCR oder auch im Bereich Vertragsmanagement.

Das Modul ELO Business Logic Provider (BLP) macht die Arbeit von Unternehmen einfacher. Der ELO BLP integriert sich nahtlos in führende Anwendungen, wie ERP-, CRM- oder sonstige Systeme und bindet das ELO ECM-System reibungslos an. Der Anwender profitiert von einfach nutzbaren Informationen in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und wird dabei optimal in seinen Geschäftsprozessen unterstützt. Dabei sorgt der ELO BLP für ein durchgängiges System, das die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Ablaufsteuerung von Dokumenten und Dateien voll berücksichtigt.

Im Kern des ELO BLP ist eine Flexibilität verankert, die die Realisierung eines ECM-Projekts mit ELO für individuelle Ansprüche anpassbar in einem Designer, einer grafisch ansprechenden, leicht zu bedienenden Benutzeroberfläche erlaubt. Die Business-Logik wird unabhängig von der Integrationstechnologie und eigentlichen Ablageaufgabe an zentraler Stelle konfiguriert. Kryptische Programmierung oder Implementierung von oftmals fehleranfälligen Einzelschnittstellen im klassischen Sinne ist nicht notwendig.

Für eine Vielzahl von  ERP-Systemen und sonstigen Fachanwendungen steht eine vorkonfigurierte Abfrage-Definition als sogenanntes Application-Template zur Verfügung. Diese vorbereiteten Definitionen für Datenzugriffe und Inhaltsabfragen lassen sich per Knopfdruck in den Designer importieren und unternehmensspezifisch individuell anpassen. Entscheidend dabei ist, dass wenn überhaupt nur minimale Eingriffe in den führenden Anwendungen notwendig sind. So bleiben diese updatefähig.

Best Practice für Ihre Wertschöpfung

• Trennung von Datenzugriff, Ablagetechnologie und Business-Logik
• DMS/ECM-Projekte werden so viel schneller umgesetzt
• Branchenstandard-Konfiguration und Best-Practice-Ansätze auf Knopfdruck
• Wartbarkeit des Systems ist einfach und sicher
• Sparpotenziale werden voll ausgeschöpft
• Zukunftssicherheit durch einfache und schnelle Anpassung bei Release-Änderungen, Systemwechseln etc.

ECM mit ELO BLP: Starkes Team mit starker Leistung

Die einfache Handhabung des ELO BLP ermöglicht eine ganzheitliche Ablage sämtlicher Geschäftsdokumente im ELO ECM-System über die zentralen Regelwerke des ELO BLP. Diese stellen die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicher und sorgen für Klassifizierung, Benennung, Indexierung, Rechtevergabe, Versionierung, Ablaufsteuerung (ELO Workflow) und die Verknüpfung zu den relevanten Geschäftsvorgängen.

ELO COLD ermöglicht die Übernahme von Spool- und Druckdaten aus zentralen Geschäftsanwendungen. Hierbei ist das Modul vor allem auf die voll automatisierte Übernahme von Massendaten spezialisiert.

Der Archivierungsprozess von ELO COLD besteht aus logischen Funktionsgruppen, die ein reibungsloses Management großer Dokumentenmengen gewährleisten. Egal, um welche Art von Druckoutput oder Spooldaten es sich handelt, die COLD Komponente übernimmt diese bedienungslos im Batchprozess. Hierbei stellt der COLD-Parser-Prozess sicher, dass eine korrekte Formatsegmentierung und Zuordnung der einzelnen Inhaltsseiten korrekt zu einem Dokument erfolgt. Ein Formularverwaltungsprozess koordiniert das Zuordnen der korrekten Hintergrundformulare, so dass beim späteren Anzeigen einer Rechnung dieselbe auch auf dem korrekten Firmenpapier erscheint.

Die Indexierung schließlich sorgt für die Übernahme der korrekten Verschlagwortungsinformationen in die Datenbank, so dass auch später alle wichtigen dokumentenbezogenen Daten für eine schnelle Suche oder der Steuerung in einem Workflowprozess zur Verfügung stehen.

ELO COLD übernimmt Daten aus Host-Systemen wie AS400 direkt in Windows-Anwendungen. Die Informationen können als Rohdaten archiviert oder in ein anzeigefähiges Dokument wie TIFF oder PDF gewandelt werden.

Siehe auch Kundenreferenz

• Allresto GmbH
• August Mink KG
  
• Weimarer Wohnstätten GmbH

ELO DocXtractor ist eine Anwendung zur intelligenten automatischen Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Dokumente. Das System trainiert und lernt dabei selbstständig sowohl Struktur als auch Erkennungsmerkmale anhand einer kleinen Auswahl an Musterdokumenten als Lernmenge. Anschließend ist die Anwendung in der Lage, auch neue Dokumente inhaltlich zu analysieren, zu bewerten und mit sehr hoher Genauigkeit klassenbezogen dem richtigen Geschäftsprozess zuzuordnen.

Dank der vorgefertigten Konfigurationsmodelle lässt sich ELO DocXtractor sehr schnell an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. Dabei kapseln Smartblocks abgeschlossene Funktionsblöcke wie Tabellenerfassung, Bestellzuordnung oder Zahlungsbedingung. Diese können dann für jeden Kunden individuell aktiviert werden. Die Vorteile: Einfache Nutzung, transparente Dokumentation und schlanke Mandantenkonfiguration.

So erkennt ELO DocXtractor z. B. bei einem eingehenden Fax, ob es sich um eine Bestellung oder eine Rechnung handelt und extrahiert die jeweils benötigten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum oder einzelne Rechnungspositionen automatisch. Handelt es sich um eine Rechnung, überprüft das Modul, ob auch die richtigen Bestellungen oder Lieferscheininformationen im ERP-System vorliegen. Des Weiteren ist das System in der Lage, unvollständige Daten automatisch zu ergänzen und beispielsweise eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank nachzuführen. Auch erkennt und erfasst ELO DocXtractor handschriftliche Ergänzungen auf maschinengedruckten Belegen.

So lassen sich Geschäftsdokumente und deren Inhaltsdaten nahezu vollständig automatisiert in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführen. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem gehört damit der Vergangenheit an. Ein mögliches Einsatzfeld für ELO DocXtractor ist z. B. die intelligente Verarbeitung von Eingangsrechnungen in ERP-Systemen wie SAP, Microsoft oder Sage. Dabei klassifiziert das Modul automatisch alle eingescannten Rechnungen und ordnet diese dem richtigen Lieferanten zu. Die Folge: Hohe Erkennungsraten sorgen für die schnelle Erschließung beträchtlicher Rationalisierungspotenziale. Hierdurch ist ein ausgezeichneter Return-on-Investment (ROI) und oftmals eine Amortisationszeit von unter einem Jahr gegeben.

Das ELO Fulltext-Modul (inklusive OCR und Volltextdatenbank) ermöglicht die Suche über den Inhalt eines gesamten Dokuments. Nicht nur Coded Information (CI), wie z.B. MS Word/MS Excel- oder PDF-Dokumente (Text), sondern auch Non-Coded Information (NCI), z.B. gescannte Dokumente im TIF-Format, werden über die Volltextsuche des ELO Fulltext indexiert. Darüber hinaus werden auch ZIP-Archive mit E-Mails, PDFs inklusive Scanbildern korrekt verarbeitet.

Wird ein Dokument für die Volltextrecherche indexiert, dann kann im kompletten Dokumenteninhalt anhand frei wählbarer Begriffe recherchiert werden. Gerade bei unstrukturierten Informationen und Dokumenten führt das zu einer schnellen Informationsgewinnung. Volltextsuche bei CI-Dokumenten bietet sich z.B. an bei allem, was man aus dem Web downloaden kann, Marketinginformationen, Produktpositionierungen, Presseinformationen, E-Mail-Verkehr, internen Wissensdatenbanken, Blogs, Wikis sowie sonstigem internen formlosen Schriftverkehr.

Volltextsuche in Scanbildern? Ganz einfach mit ELO OCR

Mit ELO OCR ist es dem Anwender möglich, Textinformationen aus Bilddateien (tiff, pdf, jpg usw.) zu gewinnen. Wird ein Dokument eingescannt, wie z.B. eine Rechnung, eine Bestellung oder ein Lieferschein, so liest das OCR die benötigten Informationen wie Kundennummer, Adresse, Beträge usw. aus und übernimmt diese automatisch in die Verschlagwortung.

Arbeitet ein Unternehmen mit standardisierten Formularen (Bestellungen, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine), so kann durch ELO OCR eine automatische Ablage mit Verschlagwortung durchgeführt werden. Das manuelle Bearbeiten entfällt. Ein weiterer großer Vorteil von ELO OCR ist die Volltextsuche in TIFF-Dokumenten. Dadurch kann in eingescannten Dokumenten über den ganzen Dokumenteninhalt gesucht werden und nicht nur in der Verschlagwortungsmaske. Eine gezielte und schnelle Suche ist damit gewährleistet.

Die maßgeschneiderte ECM-App für mehr Mobilität im Business

Die App ELO for Mobile Devices macht Geschäftsprozesse ortsunabhängig. Egal von wo aus auf der Welt – wer außerhalb der Firma (Home Office, Geschäftsreise etc.) arbeitet, ist durch diese neue mobile Möglichkeit immer nah an seinem Business. Der Zugriff auf Geschäftsprozesse ist gewährleistet und macht dank der intuitiven Bedienung der App sogar Spaß! Zahlreiche Funktionalitäten lassen ELO for Mobile Devices zu einem interessanten Tool werden, um trotz räumlicher Distanz ganz nah am Firmenarchiv zu sein.

Moderne Technik für positives Anwender-Erlebnis
Die App ist mit all ihren Funktionen sowohl für die iOS- als auch für die BlackBerry- und Android-Plattform verfügbar. Sie basiert auf dem für die ELO ECM Suite entwickelten ELO Web Client. Er bildet die Schnittstelle ins ELO-Archiv. Eine sichere und stabile Verbindung zu den Dokumenten ist somit gewährleistet.

Die App wird auf beiden Plattformen stetig weiterentwickelt und wurde im Hinblick auf die Gegebenheiten und Anforderungen an eine mobile ECM-Lösung konzipiert.

Jetzt auch ELO 9 for Mobile Devices verfügbar

Die App ELO for Mobile Devices ist bereits für die neue ELO ECM Suite 9 verfügbar. Sehen Sie hier die iOS Version im App-Store oder die Android Version im Google Play-Store und die BlackBerry-Version im BlackBerry App World.

Die Funktionen:

• Verfügbar für Android, BlackBerry und iOS
• Archivprofile mit verknüpften Offline-Ablagen
• Die Möglichkeit an Workflows zu partizipieren
• Anzeige der gängigsten Dokumenttypen
• Unterstützung von ECD-Links (ELO-Archiv-Links)
• iSearch-Technologie als Basis für die Suchfunktion
• Speichern eines Fotos oder eines Dokuments
• Anlegen und Löschen von Ordnern im Archiv

Die Vorteile:

• Alle anfallenden Aufgaben und Dokumente sind immer im Überblick
• Sie können Ihre Dokumente auch offline ansehen
• Blitzschnelles Finden dank ELO iSearch
• Über neue Aufgaben werden Sie sofort informiert
• Die Aufgabenliste zeigt die entsprechenden Prioritäten
• Per Fingerklick auf einzelne Aufgaben werden alle Informationen übersichtlich angezeigt

Jetzt testen!

ELO for Mobile Devices steht ab sofort für die iOS-Plattform im App-Store, für die Android-Plattform imGoogle Play Store und für BlackBerry im BlackBerry App World kostenlos zum Download bereit.

Verfügbarkeit

Die App ELO for Mobile Devices ist mit ELOprofessional und ELOenterprise verfügbar. Zusätzlich wird der ELO Web Server benötigt.