DOKUMENTEN UND PROZESS MANAGEMENT

Können Sie keine zusammenhängende Dokumentation finden? Benötigen Sie zu viel Zeit für die Suche nach den richtigen Dokumentenversion?

Wissen Sie nicht, wie es um den aktuellen Bearbeitungsstand eines Prozesses steht und wer dafür zuständig ist?

Haben Sie eine wichtige Vertragsfrist versäumt oder das rechtzeitige Ziehen eines Rechnungsskontos?

Alle diese Herausforderungen können durch ein anwenderfreundliches und prozessunterstützendes System einfach und sicher gemeistert werden.

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Warum ist eine elektronische Archivierung von Dokumenten sinnvoll?

Die Dokumente eines Unternehmens unterscheiden sich je nach Branche, Abteilung und interner bzw. externer Verwendung in Relevanz und sicherungstechnischen Aspekten:

  • so sind Vertragsdokumente revisionssicher zu archivieren und Vertragsfristen proaktiv nachzuhalten,
  • so muss auf technische und Projekt-Dokumentation von vielen Abteilungen zentral und versionssicher zugegriffen werden können,
  • so sind Angebote und Aufträge an bzw. von Kunden immer auskunftsbereit an einer Stelle vorzuhalten und
  • so sollten Rechnungen schnellstmöglich bearbeitet und zur Zahlung freigegeben werden, um Skonti ziehen zu können.

 

Dies sind nur einige Beispiele aus der Praxis, die zeigen, dass diese relevante Fragestellung in fast allen Unternehmensbereichen anzutreffen ist.

 

Hinzu kommt der steigende Emailverkehr, der zum Teil für den Austausch von sensiblen Informationen (Rechnungen, Verträge, Angebote, etc.) oder auch als Medium für die Erstellung oder Kommentierung von Dokumenten verwendet wird, so dass sich auch dieser Informationsaustausch als sicherungsrelevant heraus stellt und den eigentlichen führenden Dokumenten themenbezogen zuzuordnen ist.

Welchen Mehrwert bietet ein Dokumenten und Prozess Management System (DMS) bzw. eine Engineering Data Management System (EDMS)?

Ein modernes DMS unterstützt dokumenten- sowie prozessseitig und bietet Ihrem Unternehmen u.a. folgenden Nutzen…

 

hinsichtlich Effizienz und Kosteneinsparung:

  • Gewährleistung der zielgenauen und schnellen Beschaffung von Informationen sowie der vollständigen Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Volltextsuche, Vergabe eindeutiger Dokumente-Kennungen) und in Folge u.a. die Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie strukturierte, transparente Arbeitsabläufe, deren Umsetzung innerhalb des vorgegebenen zeitlichen Rahmens sowie klare Zuständig- und Verantwortlichkeiten
  • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage sowie Reduzierung von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
  • Insgesamt dauerhafte Einsparung von Material, Raum und Speichermedien

 

hinsichtlich Qualität und Sicherheit:

  • Qualitätsverbesserung der Daten in Bezug auf Vollständigkeit, Version und Zusammenhang
  • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A) der gesetzlichen Archivierungsfristen (teilweise bis zu 30 Jahre)
  • Sichere und systematische Ablage, Beschaffung, Bearbeitung und Weitergabe von Informationen und Dokumenten
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) und damit Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
  • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
  • Gewährleistung eines sicheren Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
  • Förderung und Erleichterung der Teamarbeit mittels gemeinsamer, einheitlicher Datenbestände und durch einfache Kommunikationswege
  • Erhöhung der Produktivität und Motivation der Mitarbeiter
Welches Dokumenten und Prozess Management System (DMS) bietet den modernsten technologischen Stand?

Die Auswahl an Software-Herstellern für DMS ist vielfältig. Wir haben uns bereits 2005 für die DMS-Lösung der ELO Digital Office GmbH entschieden, die seit 1998 im DMS-Umfeld international tätig und seitdem stetig gewachsen ist.

 

Über das dichte Netzwerk von ELO Partnern, zu denen wir als Corporate Montage Europe GmbH gehören, werden weltweit mehr als 600.000 Arbeitsplätze betreut.

 

Als namhafte Kunden von ELO können beispielsweise Lufthansa, MAN, Debitel, BMW, EADS, EnBW, Daimler, Zott, Südzucker, u.v.a. genannt werden.

 

Die ELO Produktpalette erfüllt alle Anforderungen an moderne ECM-/DMS-Systeme und bildet eine ideale Plattform für effizientes Wissens- und Informationsmanagement.

 

Schnittstellen zu führenden ERP-Systemen (z.B. SAP) sowie die Integration von Kommunikationssystemen (z.B. Outlook und SharePoint) stehen standardmäßig zur Verfügung. Spezielle fachorientierte Anwendungen wie z.B. ELO für Vertrags-management oder für die automatische Belegverarbeitung (z.B. Eingangsrechnungen) können auf Grund von bestehenden Basismodulen schnell und sicher umgesetzt und eingeführt werden.

 

Beim Wettbewerb ECM-Award 2013 wurde die ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart als “ECM-Hersteller des Jahres 2013” ausgezeichnet. Dabei stimmten im vergangenen Jahr die Anwender von ca. 700 Unternehmen für ihre ECM-Hersteller ab.

Wie wir Sie bei der Einführung eines DMS oder EDMS wirksam und nachhaltig unterstützen können?

Wir begleiten Sie konzeptionell sowie umsetzungsseitig zum Thema Dokumenten und Daten Management. Dabei richten wir ein besonderes Augenmerk darauf, dass wir Ihre Bedürfnisse und Anforderungen im Detail verstehen und gemeinsam mit Ihnen so effektiv und effizient wie möglich die richtige Lösung erarbeiten. Dabei gehen wir, in Abstimmung mit Ihnen, wie folgt vor:

 

Grundsätzlich ist es empfehlenswert in Abhängigkeit von Unternehmensart, Abteilung, Relevanz und Dringlichkeit, ein DMS oder EDMS modular und stufenweise einzuführen, um den Anwendern die Möglichkeit zu bieten, sich schrittweise mit dem System und seiner Handhabung vertraut zu machen.