Managen Sie Ihre Verträge –
einfach, schnell und sicher

Kommen Ihnen die nachfolgenden Problemstellungen bekannt vor?

Leider wurde die Ablauffrist des Leasingvertrags für die Kopier- und Faxgeräte übersehen und damit die Möglichkeit, für kleines Geld die Geräte vom Leasinggeber zu erwerben.

Es wird über den Umzug der Büroräume nachgedacht, aber der Mietvertrag hat sich gerade stillschweigend um fünf Jahre verlängert, da die Kündigungsfrist nicht auf Wiedervorlage lag.

Auf Grund einer vertraglichen Sondervereinbarung darf Ihr Kunde den ausstehenden Zahlungsbetrag bis zu einem bestimmten Datum stunden oder in Raten begleichen, jedoch wurden die Fristen nicht weiter verfolgt und es kommt zum vollständigen Zahlungsausfall.

Für die anstehenden Nachtragsverhandlungen sind die Hauptvertragsunterlagen zusammen zu stellen, jedoch lassen sich die relevanten Dokumente nur in Teilen, nicht auf dem letzten Stand und gegebenenfalls an unterschiedlichen Stellen wieder finden.

Diese vier Beispiele stellen nur einige der täglichen Herausforderungen innerhalb des Vertragsmanagements dar, die in der Folge sehr oft mit hohen Kosten, großem Aufwand und  fehlenden Zahlungseingängen einhergehen. Eine systemseitige Vertragsmanagement-Lösung überwacht den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages von der Erstellung eines Vertrages über die Freigabe und die Umsetzung bis hin zur endgültigen Ablage in einem Archiv.

 

Durch die Einführung und Nutzung eines zentralen, gut strukturierten und ganzheitlichen Vertragsmanagement-Systems können diese Probleme effektiv und dauerhaft kostengünstig gelöst werden.

Welchen Mehrwert bietet ein Vertragsmanagement-System?
  • Automatisierte Wiedervorlage und Fristüberwachung systemseitig sowie per Email
  • Übersichtliches Reporting aller relevanter Vertragsinformationen inkl. Frühwarnsystem
  • Sichere, zentrale und systematische Ablage, Beschaffung, Bearbeitung und Weitergabe von Vertragsinformationen und -Dokumenten
  • Strukturierte, transparente Arbeitsabläufe sowie klare Zuständig- und Verantwortlichkeiten
  • Qualitätsverbesserung der Daten in Bezug auf Vollständigkeit, Version und Zusammenhang
  • Zielgenaue, schnelle und vollständige Beschaffung von Vertragsinformationen, somit Erhöhung der internen Kundenzufriedenheit
  • Förderung und Erleichterung der Teamarbeit mittels gemeinsamer, einheitlicher Datenbestände und Kommunikationswege
  • Reduzierung von Arbeits- und Prozesskosten, Vermeidung von finanziellen Verlusten und Steigerung von Erlösen
Welche Funktionalitäten bietet das Vertragsmanagementmodul CONTRACTmanager?

Zu den Standard-Funktionalitäten der ELO Vertragsmanagement-Lösung zählen:

 

  • Einfache, intuitive Handhabung und Benutzerführung des Systems, um eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern zu garantieren und Schulungsaufwände so gering wie möglich zu halten
  • Schnelle und einfach zu bedienende Suchfunktionen mit benutzerdefinierten Trefferlisten und Exportmöglichkeiten, um Daten gezielt und schnell aufzufinden
  • Automatische Überwachungen und Meldung kritischer Vertragszustände und sämtlicher Fristen, um manuelle Kontrollen zu vermeiden
  • Integriertes Wiedervorlagen-, Termin- und Aufgabenmanagement für Verträge, das anstehende Aktivitäten automatisch aufzeigt und meldet
  • Integriertes Berechtigungskonzept, um jedem einzelnen Mitarbeiter zu erlauben, nur die Informationen zu sehen und zu bearbeiten, die für ihn relevant sind
  • Intergierte Vertreterregelungen, Übertragungs-, Delegations- und Eskalationsfunktionen von Aufgaben, um diese transparent, sicher und effizient bearbeiten zu können
  • Flexible Reporting-Möglichkeiten per Knopfdruck
Wie kann ein Vertragsmanagement-System wirksam und nachhaltig eingeführt werden?

Wir unterstützen Sie konzeptionell sowie umsetzungsseitig zum Thema Dokumenten-Management. Dabei richten wir ein besonderes Augenmerk darauf, dass wir Ihre Bedürfnisse und Anforderungen  im Detail verstehen und gemeinsam mit Ihnen so effektiv und effizient wie möglich die richtige Lösung erarbeiten.

Welches System bietet den modernsten technologischen Stand?

Die Auswahl an Software-Herstellern für Vertragsmanagement ist vielfältig. Wir haben uns bereits 2005 für die ganzheitliche sowie vertragsmanagementfähige DMS-Lösung der ELO Digital Office GmbH entschieden und auf dieser Basis ein entsprechendes Modul „ELOcontract“ entwickelt.

 

Die ELO Produktpalette erfüllt alle Anforderungen an moderne ECM-/DMS-Systeme und bildet eine ideale Plattform für ein effizientes und sicheres Vertragsmanagement.

 

Schnittstellen zu führenden ERP-Systemen sowie die Integration von Kommunikationssystemen (z.B. Outlook und SharePoint) stehen standardmäßig zur Verfügung.

 

Auch im Jahr 2014 hat ELO den Titel „ECM-Hersteller des Jahres“ verteidigen und wiederholt gewinnen können.